Відповідно до Закону України від 23 грудня 1998 р. «Про топографо-геодезичну і картографічну діяльність» та Постанови Кабінету Міністрів України від 22 липня 1999 р. №1344, суб’єкти підприємницької діяльності, які виконують на території України картографічні, геодезичні, гравіметричні, аерознімальні роботи, тощо, зобов’язані безоплатно передавати до Держкартгеофонду копії матеріалів виконаних робіт для архівного зберігання.

Згідно з наказом Держгеокадастру від 12.12.2016 р. №332 «Про покладення функцій з ведення Державного картографо-геодезичного фонду України» Державне науково-виробниче підприємство «Картографія», приймає  відповідні матеріали до Держкартгеофонду за актами приймання-передачі та інвентаризує їх.

Зразки супровідного листа та акта приймання-передачі і переліку матеріалів, які передаються до Держкартгеофонду, знаходяться за посиланням.

Суб’єктам підприємницької діяльності, які виконували зазначені роботи, необхідно надсилати інформацію про передачу матеріалів до відділу державного геодезичного нагляду Головного управління Держгеокадастру у Херсонській області в паперовому вигляді з супровідним листом, за формою, що знаходиться за посиланням.